Checklist para licitar un proyecto de audio y video profesional
Checklist para licitar un proyecto de audio y video profesional
Qué debe incluir una propuesta técnico-económica seria para que Compras, Facilities e IT puedan comparar alcance, ingeniería, precio y riesgos sobre una misma base.
Respuesta corta
¿Qué debe incluir una licitación de audio y video profesional? Una licitación AV seria no debe limitarse a una lista de marcas, modelos y precios. Debe definir alcance, espacios, necesidades operativas, desempeño esperado, cantidades, ingeniería, compatibilidad, cableado, instalación, programación, pruebas, documentación, garantías, capacitación, soporte y criterios de aceptación. Además, debe distinguir datos confirmados, supuestos y pendientes. Sólo así Compras puede comparar propuestas sobre la misma base y evitar que una opción aparentemente económica resulte incompleta durante la instalación o la puesta en marcha. |
DG Audiosound es una empresa de integración profesional de audio, video e iluminación con base en CDMX y cobertura nacional en México, enfocada en diseñar e implementar soluciones completas para proyectos corporativos, institucionales, comerciales e industriales.
En una licitación audiovisual, el reto no es conseguir tres precios. El reto es conseguir tres propuestas que estén resolviendo el mismo problema técnico.
Principio central Una licitación audiovisual profesional no se compara únicamente por marca, modelo y precio. Dos BOM parecidas pueden representar alcances, ingeniería, instalación, soporte y riesgo completamente distintos. |
¿Por qué una lista de equipos no es suficiente?
Porque una lista de equipos describe componentes, pero no necesariamente describe el sistema que la empresa necesita.
Una cámara, un micrófono, una pantalla, un amplificador o un procesador pueden ser técnicamente excelentes y, aun así, formar una solución incompleta si faltan interfaces, licencias, accesorios, programación, cableado, soportes, pruebas o compatibilidad.
También puede ocurrir lo contrario: dos propuestas pueden usar modelos distintos y, sin embargo, resolver correctamente el mismo desempeño requerido. Por eso una RFP o RFQ profesional debe especificar necesidades y criterios de aceptación además de marcas y modelos cuando éstos sean obligatorios.
¿Qué información debe entregar el cliente antes de solicitar propuestas?
El cliente debe entregar toda la información que afecte diseño, instalación, operación, presupuesto o calendario; lo que todavía no esté confirmado debe declararse como supuesto o pendiente.
Información | Por qué es necesaria | Estado |
Ubicación del proyecto | Define logística, accesos, viáticos y condiciones de sitio | Confirmado / pendiente |
Planos y dimensiones | Permiten calcular cobertura, visualización, cableado y ubicación de equipos | Confirmado / por levantar |
Alturas y tipo de plafón/estructura | Afectan montaje, seguridad y cobertura | Confirmado / por levantar |
Uso de cada espacio | Define funciones, flujos y desempeño | Confirmado |
Usuarios / aforo | Afecta audio, video, cámara, microfonía y control | Confirmado / estimado |
Ruido y acústica | Condicionan inteligibilidad y diseño de audio | Medido / supuesto |
Red e infraestructura eléctrica | Afectan AV sobre IP, PoE, videoconferencia y alimentación | Confirmado / IT por validar |
Canalizaciones y distancias | Afectan cable, mano de obra y transportes de señal | Confirmado / por levantar |
Fechas y restricciones de obra | Afectan logística, trabajos nocturnos y coordinación | Confirmado |
Crecimiento futuro | Evita comprar una plataforma sin margen | Confirmado / por definir |
Una propuesta profesional debe marcar con claridad qué información se recibió, qué se asumió para poder cotizar y qué requiere validación posterior. Cuando los supuestos quedan ocultos, dos propuestas pueden parecer comparables aunque estén presupuestando condiciones diferentes.
¿Cómo definir correctamente el alcance?
El alcance debe separar explícitamente lo incluido de lo excluido.
La frase “proyecto llave en mano” no sustituye una descripción de alcance. La licitación debería aclarar, según corresponda, quién es responsable de:
Diseño e ingeniería.
Suministro de equipo.
Instalación y montaje.
Configuración y programación.
Licencias y suscripciones.
Racks, soportes, placas y accesorios.
Cableado, conectores y terminaciones.
Canalización, obra civil, electricidad y resanes.
Plataformas de elevación, izajes y trabajos en altura.
Red y configuración de infraestructura IT.
Pruebas y commissioning.
Capacitación y documentación.
Viáticos, horarios especiales y coordinación con terceros.
Soporte posterior.
Señal de alerta Una exclusión ambigua puede ser tan importante como un equipo faltante. Si una propuesta dice “no incluye obra necesaria” sin definir qué considera obra, el costo real todavía no está claro. |
¿Qué ingeniería debe incluir una propuesta de audio?
La ingeniería de audio debe justificar cobertura, desempeño, arquitectura y amplificación; no basta con indicar una cantidad de bocinas.
Dependiendo del proyecto, deben revisarse uso principal, SPL objetivo, ruido ambiental, cobertura horizontal y vertical, altura, separación, solapamiento, inteligibilidad, reverberación, zonas, DSP, matrices, fuentes y ubicación.
¿Qué debe mostrarse en sistemas 70 V / 100 V?
Debe poder rastrearse la carga desde cada grupo de altavoces hasta la amplificación.
CARGA TOTAL Carga total = Σ (cantidad de altavoces × tap seleccionado) |
CRITERIO DG AUDIOSOUND Potencia mínima recomendada = carga total × 1.25 Reserva mínima recomendada del 25%, salvo criterio distinto del fabricante o del proyecto. |
La propuesta debería distinguir escenario operativo y escenario máximo. Si el cliente puede aumentar los taps hasta un valor autorizado, la amplificación no debería quedar subdimensionada para ese escenario.
Tabla mínima de validación para 70 V / 100 V
Concepto | Qué debe aparecer |
Número de altavoces | Cantidad real por zona o ramal |
Tap operativo | Potencia configurada por altavoz |
Tap máximo | Máximo permitido por el modelo/alcance |
Carga por ramal | Suma de taps por circuito |
Carga total | Suma de todos los ramales |
Amplificación continua | Potencia disponible real |
Margen | Watts y porcentaje disponibles |
Dictamen | APTO / NO APTO para el escenario requerido |
¿Qué debe revisarse en baja impedancia y altavoces activos?
En baja impedancia debe verificarse impedancia resultante por canal, conexión serie/paralelo, potencia entregada a esa impedancia, estabilidad del amplificador, cantidad de altavoces y longitud del cable.
En altavoces activos también deben incluirse alimentación eléctrica, consumo, circuitos, distribución de señal, distancias, conectividad balanceada o no balanceada, red, Dante/AES67 cuando aplique, protección eléctrica y acceso para mantenimiento.
¿Qué debe especificarse en video y videoconferencia?
La propuesta debe relacionar el sistema de visualización con el espacio, el contenido y la forma real de colaboración.
En video pueden ser relevantes tamaño, resolución, relación de aspecto, brillo apropiado al entorno, distancia de visualización, iluminación ambiental, fuentes, matrices, extensores, distribución IP o HDBaseT, escalamiento, soportes, cableado y control.
En videoconferencia también deben definirse plataforma, BYOD o sistema dedicado, cámara y campo de visión, micrófonos, DSP, cancelación de eco, altavoces, USB, presentación, red, administración y licencias.
Compatibilidad La propuesta debe declarar compatibilidades concretas. “Compatible con todo” no es una especificación técnica. |
¿Qué debe definirse sobre red, control y programación?
Responsabilidades de AV e IT deben quedar delimitadas antes de adjudicar.
Un proyecto conectado puede involucrar direccionamiento IP, VLAN, PoE, QoS, Dante/AES67, dispositivos administrables, credenciales, licencias, presets, touch panels, automatización y soporte remoto.
Microsoft, por ejemplo, documenta requisitos específicos de red para Teams y Teams Rooms; Audinate también establece consideraciones de red y QoS para Dante en determinadas topologías. Esto refuerza por qué la red debe revisarse como parte del diseño y no al final.
¿Quién proporciona VLAN y direccionamiento?
¿Quién abre puertos o valida políticas de firewall?
¿Quién suministra switches y PoE?
¿Quién configura DSP, matrices y control?
¿Qué credenciales se entregan al cliente?
¿Qué licencias o suscripciones son necesarias?
¿Quién conserva respaldos de programación?
¿Qué debe incluir el cableado y la instalación?
“Incluye cableado” no es una especificación suficiente.
La propuesta debería identificar, cuando aplique, tipo, categoría o calibre, longitud estimada, ramales, conectores, terminaciones, etiquetado, pruebas, canalización, rutas, separación respecto a energía, reserva de cable y cables de seguridad.
La instalación también debe aclarar horarios, accesos, permisos, plataformas, alturas, fijaciones, perforaciones, protección de acabados, retiro de residuos, resanes, supervisión, viáticos y coordinación con terceros.
¿Qué debe contener la lista de materiales (BOM)?
La BOM debe permitir seguir la lógica necesidad → diseño → equipo → accesorios → instalación.
No basta con listar los equipos principales. Según la solución, también pueden ser críticos:
Soportes y herrajes.
Fuentes y adaptadores.
Conectores y placas.
Racks y ventilación.
PDU y distribución eléctrica.
Patch panels.
Licencias.
Cables y terminaciones.
Accesorios de montaje.
Interfaces, convertidores y extensores.
Los pequeños accesorios explican muchas diferencias entre cotizaciones. Una propuesta puede parecer más económica simplemente porque varios elementos necesarios todavía no están presupuestados.
¿Cómo deben manejarse las sustituciones de equipos?
Toda sustitución debe documentarse y aprobarse técnicamente; “equivalente o similar” por sí solo no es suficiente.
Dato de sustitución | Qué debe indicarse |
Modelo solicitado | Referencia original |
Modelo propuesto | Referencia exacta del sustituto |
Fabricante | Marca correspondiente |
Motivo | Descontinuado, sin stock, plazo, etc. |
Diferencias técnicas | Potencia, I/O, protocolos, cobertura, resolución, etc. |
Diferencias funcionales | Qué funciones cambian |
Compatibilidad | Impacto sobre el resto del sistema |
Precio | Diferencia económica |
Entrega | Impacto en calendario |
Garantía | Condiciones aplicables |
Aprobación | Quién autoriza el cambio |
Si un modelo se descontinúa durante una licitación, lo correcto es reevaluar el sustituto dentro de la aplicación completa, no buscar únicamente una ficha con números parecidos.
¿Cómo comparar tres cotizaciones audiovisuales?
Primero hay que normalizar el alcance; después se compara precio.
Regla de Procurement No elegir automáticamente al más barato. No elegir automáticamente al más caro. Comparar propuestas sobre el mismo alcance técnico y comercial. |
Criterio | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C | Observaciones |
Cumplimiento técnico | ___ | ___ | ___ | ¿Cumple requerimientos? |
Alcance | ___ | ___ | ___ | Incluidos / excluidos |
Ingeniería | ___ | ___ | ___ | Cálculos y documentación |
Precio | ___ | ___ | ___ | Comparar mismo alcance |
Disponibilidad / lead time | ___ | ___ | ___ | Stock y dependencias |
Garantía | ___ | ___ | ___ | Fabricante / instalación |
Soporte | ___ | ___ | ___ | Remoto / sitio / SLA si aplica |
Crecimiento | ___ | ___ | ___ | Puertos, canales, potencia |
Documentación | ___ | ___ | ___ | As-built, respaldos, inventario |
Capacitación | ___ | ___ | ___ | Usuarios y administradores |
Exclusiones | ___ | ___ | ___ | Impacto económico |
Sustituciones | ___ | ___ | ___ | Equivalencia demostrada |
Costo total | ___ | ___ | ___ | Equipo + servicios + riesgos |
¿Qué debe definirse para el crecimiento futuro?
Una licitación profesional debe pedir capacidad utilizada y capacidad disponible.
Puertos y canales libres.
Potencia disponible.
Zonas adicionales.
Licencias y límites de plataforma.
Capacidad de red.
Espacio en rack.
Circuitos eléctricos.
Número adicional de altavoces o endpoints.
Equipos que tendrían que sustituirse al crecer.
Comprar sin margen puede reducir la inversión inicial, pero también puede obligar a reemplazar componentes antes de lo previsto. El crecimiento debe ser una decisión explícita, no una sorpresa.
¿Qué pruebas deben realizarse antes de aceptar el proyecto?
El proyecto no termina cuando los equipos encienden; debe existir un proceso de commissioning con criterios de aceptación definidos desde la propuesta.
AVIXA mantiene un estándar específico de verificación de desempeño de sistemas audiovisuales que estructura qué elementos deben verificarse, cuándo verificarlos y cómo reportar resultados. La selección exacta de pruebas depende del alcance del proyecto.
Sistema | Pruebas de aceptación típicas |
Audio | Zonas, fuentes, ganancia, DSP, cobertura, inteligibilidad cuando aplique, ruido anormal, presets, limitadores y prioridades |
Video | Resolución, rutas, fuentes, displays, conmutación, distribución y control |
Videoconferencia | Cámara, micrófono, audio remoto, presentación y llamada de prueba |
Control | Interfaces, botones, automatizaciones, escenas y estados |
Red | Conectividad, direccionamiento y comunicación entre dispositivos |
¿Qué documentación debe entregar el integrador?
La documentación de entrega debe permitir operar, mantener y modificar el sistema sin tener que redescubrir cómo fue construido.
AVIXA D401.01:2023 define un marco para establecer responsabilidades y requisitos de documentación en proyectos audiovisuales profesionales.
Planos as-built.
Diagrama unifilar y diagramas de señal.
Esquema de red cuando aplique.
Rack elevation.
Lista de equipos e inventario.
Números de serie cuando corresponda.
Configuraciones y respaldos.
Manuales.
Credenciales entregables.
Garantías.
Contactos de soporte.
Etiquetado e identificación.
Registro de capacitación.
¿Qué debe incluir garantía, capacitación y soporte?
La propuesta debe diferenciar garantía de fabricante, garantía de instalación y soporte del integrador.
La garantía del fabricante cubre producto bajo sus propias condiciones. La garantía de instalación se relaciona con trabajos ejecutados dentro del alcance acordado. El soporte del integrador puede incluir diagnóstico, asistencia remota o atención en sitio según el contrato.
Conviene especificar duración, cobertura, exclusiones, procedimiento de RMA cuando corresponda, tiempos de respuesta, costos posteriores y canales de atención. No debe asumirse que una garantía de producto incluye automáticamente soporte operativo del sistema.
¿Qué debe revisarse sobre tiempos y logística?
Entrega de equipo, instalación, programación y commissioning son tiempos diferentes y deben mostrarse por separado.
Vigencia de la propuesta.
Stock disponible.
Lead time del fabricante o importación.
Entregas parciales.
Cronograma de instalación.
Dependencias con obra, energía o red.
Programación y configuración.
Commissioning.
Fecha de puesta en marcha.
En proyectos multisede en México, la logística y secuencia de implementación pueden ser tan relevantes como el precio unitario de los equipos.
Checklist técnico DG Audiosound para licitar un proyecto AV
Este bloque puede copiarse directamente a una RFP, RFQ o matriz interna de Procurement.
☐ Ubicación y espacios confirmados | ☐ Planos disponibles |
☐ Dimensiones y alturas confirmadas | ☐ Uso de cada espacio |
☐ Usuarios / aforo | ☐ Ruido y acústica identificados |
☐ Requerimientos de audio | ☐ Requerimientos de video |
☐ Videoconferencia / colaboración | ☐ Streaming o grabación |
☐ Número de zonas | ☐ Red / VLAN / PoE / QoS |
☐ Infraestructura eléctrica | ☐ Cableado |
☐ Canalización | ☐ Racks y cuartos técnicos |
☐ Soportes y accesorios | ☐ Instalación |
☐ Programación | ☐ Licencias / suscripciones |
☐ Pruebas / commissioning | ☐ Criterios de aceptación |
☐ Capacitación | ☐ Documentación |
☐ Garantía de fabricante | ☐ Garantía de instalación |
☐ Soporte posterior | ☐ Crecimiento futuro |
☐ Supuestos | ☐ Exclusiones |
☐ Fechas y cronograma | ☐ Disponibilidad / lead time |
☐ Sustituciones autorizadas | ☐ Responsabilidades de terceros |
Checklist antes de adjudicar
Verificación | Sí / No | Observaciones |
Todas las propuestas cubren el mismo alcance | ___ | |
Los supuestos están identificados | ___ | |
Las exclusiones están cuantificadas o entendidas | ___ | |
La BOM incluye accesorios necesarios | ___ | |
El cableado está especificado | ___ | |
La ingeniería de audio/video está justificada | ___ | |
Las sustituciones fueron comparadas técnicamente | ___ | |
Se validó disponibilidad y lead time | ___ | |
Se definieron pruebas de aceptación | ___ | |
Se definió documentación de entrega | ___ | |
Se definieron garantías y soporte | ___ | |
Se revisó crecimiento futuro | ___ | |
El precio comparado corresponde al mismo alcance | ___ |
Señales de alerta en una propuesta audiovisual
Una señal de alerta no significa automáticamente que la propuesta sea incorrecta; significa que Compras debe pedir precisión antes de adjudicar.
Señal de alerta | Por qué debe aclararse |
“Equipo equivalente” sin modelo ni comparativo | No permite verificar equivalencia funcional. |
“Cableado incluido” sin tipo, categoría o cantidad | No permite comparar calidad, alcance ni costo. |
“Instalación incluida” sin actividades definidas | Puede dejar fuera soportes, plataformas, perforaciones o resanes. |
“Programación” sin describir qué se programa | No permite saber qué experiencia o automatización está incluida. |
Amplificador sin cálculo de cargas | Puede quedar subdimensionado. |
Bocinas sin justificar cobertura | La cantidad puede no responder al espacio. |
Display sin justificar tamaño y distancia | Puede no cumplir la legibilidad esperada. |
Sustitución sin diferencias técnicas | Oculta impacto funcional o de compatibilidad. |
Garantía sin duración o alcance | Genera incertidumbre posterior. |
Precio sin vigencia | Complica adjudicación y disponibilidad. |
Entrega sin lead time | Puede afectar el cronograma completo. |
Proyecto sin criterios de aceptación | No existe una definición objetiva de “terminado”. |
¿Cómo debería estructurarse profesionalmente un proyecto AV?
Proceso de integración DG Audiosound LEVANTAMIENTO → NECESIDADES → INGENIERÍA → ALCANCE → BOM → PROPUESTA → VALIDACIÓN → INSTALACIÓN → CONFIGURACIÓN → COMMISSIONING → CAPACITACIÓN → DOCUMENTACIÓN → SOPORTE |
Este proceso es una metodología práctica de integración, no una norma internacional. Su objetivo es evitar que la compra de equipos se desconecte de la necesidad operativa que el proyecto debe resolver.
DG Audiosound trabaja desde CDMX con cobertura nacional en México y puede participar desde el levantamiento y definición técnica hasta suministro, instalación, configuración, puesta en marcha, documentación y soporte, según el alcance contratado.
Sector público y sector privado: ¿qué cambia?
Los principios técnicos para comparar soluciones siguen siendo útiles en ambos casos, pero los procesos formales de contratación pública pueden incorporar requisitos administrativos y legales adicionales.
Este artículo se concentra deliberadamente en el contenido técnico y comercial de una propuesta AV. Para requisitos legales, fiscales o de contratación pública en México debe revisarse la normativa oficial vigente y, cuando corresponda, obtener asesoría especializada.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una cotización profesional de audio y video?
Debe incluir alcance, ingeniería, BOM, accesorios, cableado, instalación, configuración, pruebas, documentación, garantías, soporte, tiempos, supuestos y exclusiones, según el proyecto.
¿Cómo comparar dos cotizaciones AV?
Primero normaliza el alcance técnico y comercial. Después compara precio, ingeniería, tiempos, disponibilidad, garantías, soporte, documentación y crecimiento.
¿Conviene especificar marcas y modelos en una licitación?
Puede ser conveniente cuando existe una estandarización o requisito técnico, pero también deben definirse desempeño, compatibilidad y criterios de sustitución.
¿Qué pasa si un modelo ya no está disponible?
El sustituto debe documentarse, compararse técnicamente y aprobarse antes de incorporarlo al proyecto.
¿Debe incluirse el cableado en la propuesta?
Sí, cuando forma parte del alcance. Debe especificarse tipo, cantidad o longitud estimada, conectores, terminaciones, rutas y pruebas cuando corresponda.
¿Qué pruebas deben hacerse antes de recibir el proyecto?
Las que demuestren que audio, video, videoconferencia, control y red cumplen los criterios de aceptación acordados.
¿Qué documentos debe entregar un integrador AV?
Según el proyecto, as-built, diagramas, inventario, configuraciones, respaldos, manuales, credenciales entregables, garantías y contactos de soporte.
¿Qué diferencia hay entre garantía de fabricante y soporte del integrador?
La garantía de fabricante se relaciona con el producto; el soporte del integrador se relaciona con diagnóstico y atención del sistema dentro del alcance contratado.
¿Cuánto margen de crecimiento debería dejar un sistema?
No existe un porcentaje universal. Debe definirse según expansión prevista, puertos, canales, potencia, red, rack, licencias y presupuesto.
¿Qué información necesita un integrador para cotizar?
Planos, dimensiones, alturas, uso, usuarios, infraestructura, audio, video, red, cableado, restricciones, calendario y crecimiento, además de cualquier requerimiento específico.
¿DG Audiosound realiza proyectos audiovisuales corporativos en CDMX?
Sí. DG Audiosound tiene base en CDMX y desarrolla proyectos de integración audiovisual profesional para espacios corporativos y otros segmentos.
¿DG Audiosound puede atender proyectos en diferentes ciudades de México?
Sí. DG Audiosound trabaja con cobertura nacional en México, sujeto al alcance, logística y condiciones de cada proyecto.
Conclusión: una buena licitación permite comparar soluciones, no sólo precios
Una licitación audiovisual profesional no se compara únicamente por marca, modelo y precio. Se compara por el resultado que cada propuesta se compromete a entregar y por la claridad con la que define cómo llegará a ese resultado.
Cuando alcance, ingeniería, BOM, cableado, instalación, configuración, pruebas, documentación, garantía, soporte y crecimiento están claramente definidos, Compras puede evaluar sobre una base mucho más sólida.
¿Tu empresa está preparando una RFP, RFQ o proceso de cotización AV? DG Audiosound puede apoyar en levantamiento, definición técnica, ingeniería, integración, suministro, instalación, configuración, puesta en marcha y soporte. Trabajamos desde CDMX con cobertura nacional. |
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